AG dématérialisées : Ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020

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L'ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 modifie l'ordonnance du 25 mars afin de permettre la tenue d'assemblées générales totalement dématérialisées entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021.

L’assemblée générale sans présence physique des copropriétaires

Jusqu'au 31 janvier 2021, le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l'assemblée générale par présence physique.

Dans ce cas, les copropriétaires participeront à l'assemblée :
- par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
- en votant par correspondance, avant la tenue de l'assemblée, à l’aide d’un formulaire qui sera à adresser au syndic.

Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat seront prises au seul moyen du vote par correspondance.

Lorsque le syndic décide de faire application de ces dispositions et que l'assemblée a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information (nouvel art. 22-2 de l’ordonnance du 25 mars 2020).

La convocation, la signature de la feuille de présence et du procès-verbal ainsi que la désignation du président de séance sont adaptées (nouvel art. 22-3) :

  • La convocation

La convocation ne mentionnera pas de lieu de réunion
Elle devra préciser que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.
Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, la convocation précisera que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

  • La feuille de présence et le procès-verbal

Le président de séance certifiera exacte la feuille de présence et signera, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal de l’assemblée dans les huit jours suivant la tenue de celle-ci.

  • La désignation du président de séance en cas d’usage du seul vote par correspondance

Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance.

En cas de participation des copropriétaires par visioconférence ou tout autre moyen électronique, le syndic pourra décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer à l'assemblée par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations (nouvel art. 22-5 de l’ordonnance du 25 mars 2020).
Ces moyens et supports techniques seront utilisés jusqu'à ce que l'assemblée se prononce sur leur utilisation.
Est ainsi supprimée la nécessité d’une décision préalable de l’assemblée sur les moyens et supports techniques à utiliser pour les assemblées à distance.

Les délégations de vote (nouvel art. 22-4 de l’ordonnance du 25 mars 2020)

Les copropriétaires peuvent continuer à déléguer leur droit de vote au mandataire de leur choix.
Afin de faciliter la délégation de vote, l’ordonnance du 20 mai prévoit que, jusqu'au 31 janvier 2021, un mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 % en principe).

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